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As entidades do Sistema S podem adotar minutas-padrão para editais e contratos?

A implementação das minutas-padrão teria como finalidade otimizar e agilizar as contratações, tendo em vista que a elaboração dos editais e dos contratos seria mais rápida e estaria dispensada de análise jurídica a cada licitação, na medida em que a minuta-padrão seria previamente aprovada. Dessa forma, a utilização de minutas-padrão geraria economia de gastos e agilidade nas contratações, contribuindo para a eficiência.

O TCU já se manifestou favoravelmente à utilização de minutas-padrão em situações excepcionais.  Embora as decisões tenham sido direcionadas a órgãos da Administração Pública, a fundamentação é aplicável também às entidades do Sistema S:

A padronização de procedimentos que se repetem rotineiramente é um meio salutar de a Administração desincumbir-se de tarefas que, numericamente significativas, na essência referem-se sempre aos mesmos atos administrativos. Sua adoção é desejável na medida em que libera recursos humanos e materiais para serem utilizados naquelas ações que impõe atuação individualizada. A repetição de procedimentos licitatórios que tenham o mesmo objeto e que guardem proporção em relação às quantidades enquadram-se nessa hipótese. […] Assim, admitindo-se a existência de procedimentos licitatórios idênticos tanto em relação ao objeto quanto em relação às quantidades ou, então, quanto à modalidade licitatória, a utilização de minutas-padrão não fere o dispositivo legal que impõe a prévia manifestação da assessoria jurídica sobre a regularidade das minutas dos editais e dos contratos. (TCU, Acórdão nº 1.504/2005, Plenário.) (Grifamos.) No mesmo sentido: TCU, Acórdão nº 3.014/2010, Plenário.

Assim, em situações excepcionais, nas quais a entidade seja obrigada a realizar contratações rotineiras para o mesmo objeto, será possível a utilização de minutas-padrão, desde que previamente analisadas e aprovadas pela assessoria jurídica da entidade. Ainda que as resoluções sobre licitações e contratos das entidades do Sistema S sejam omissas a respeito, todos os processos de contratação devem ser analisados pela assessoria jurídica, evitando, dessa forma, a anulação futura de atos que tenham sido celebrados em desconformidade com as normas legais.

É possível, portanto, a adoção de minutas-padrão pré-aprovadas pela assessoria jurídica no âmbito das entidades do Sistema S, observando-se que poderão ser alteradas apenas as cláusulas necessárias à adequação formal do objeto, como quantidades e local da entrega do produto ou da prestação do serviço.  Caso haja necessidade de outras alterações, a minuta deverá ser encaminhada para nova análise jurídica. Assim ocorrerá, por exemplo, nos casos de alterações na descrição do objeto, nos documentos de habilitação, na prestação de garantias, nas obrigações contratuais, entre outras.

A utilização das minutas-padrão também não dispensa a formalização do processo de contratação nem a realização das etapas do planejamento, com a motivação da modelagem da contratação, elaboração de documentos e justificativas, a exemplo da pesquisa de preços, das condições de execução do encargo, das quantidades, das formas de entrega etc.

Nesse sentido, considerando as orientações do TCU, conclui-se ser possível a adoção de minutas-padrão pelas entidades do Sistema S nas contratações rotineiras, resultando na melhor gestão dos recursos humanos disponíveis. Em resumo, a adoção da minuta-padrão deverá observar as seguintes cautelas:

1) utilização em situações excepcionais, para objetos de menor complexidade e que são contratados repetidamente;

2) análise e aprovação prévia pela assessoria jurídica da entidade;

3) alterações apenas nas cláusulas necessárias à adequação formal do objeto, como quantidade e local de entrega;

4) ocorrendo a necessidade de outras alterações, a minuta deverá ser encaminhada para nova análise da assessoria jurídica;

5) a utilização da minuta-padrão não dispensa a formalização do processo de contratação, com a inclusão dos documentos necessários, como a pesquisa de preços e as justificativas acerca do objeto, da quantidade etc.  

Nota: Versão do material acima está disponível no Zênite Fácil, ferramenta que reúne todo o conteúdo produzido pela Zênite sobre contratação pública. Acesse www.zenite.com.br e conheça essa e outras Soluções Zênite.

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